Većina organizacija koja ima više od nekolicine ljudi mora imati snažnu komunikacijsku strategiju za unutarnju i vanjsku komunikaciju. Bilo da se radi o obavijestima o promjenama pravila, svakodnevnim procedurama ili nečemu što je sunce, zaposlenici moraju znati o važnim stvarima.
To također uključuje izradu plana premještanja u uredu i izradu popisnih lista za premještanje.
Iako možda mislite da postoji toliko mnogo koraka prema planiranju u premještanju ureda da nemate vremena ni za razmatranje komunikacije, doista vam je potrebno odvojiti dan ili dva kako biste stvorili čvrstu strategiju koja će obavještavati i zaposlenike i klijente. predstojećih promjena.
Ono što je vrlo važno, želite zadržati svoje zaposlenike izravno uključenim u potez, jer će oni vjerojatno biti najviše pod utjecajem poteza.
Ključne interne poruke
Ključne poruke trebale bi uključivati vrijeme, pakiranje, zatvaranje ureda, novi izgled ureda i detalje o novom mjestu.
- Vremenska crta : Obavezno navedite sve ključne korake koraka kako bi svi znali što mogu očekivati i kada.
- Upute za pakiranje : Pružite osoblju upute kako spakirati urede ili kabinete na potez. To bi trebalo uključivati gdje se mogu nabaviti materijali za pakiranje, što su oni odgovorni za pakiranje i rokove.
- Napredna obavijest o zatvaranju ureda : Tijekom premještanja možda ćete trebati zatvoriti ured kako biste omogućili konačno pakiranje i premještanje uredske opreme i namještaja. Provjerite je li vaše osoblje upoznato s ovim datumima i hoće li i kako nastaviti posao tijekom premještanja i kako će to utjecati na njihov raspored rada i opterećenje.
- Novi plan ureda : Osoblje će htjeti rano znati kako će izgledati novi prostor i kako će uredi biti uredi. Hoće li još uvijek imati svoj prostor ili će sada biti u kabini ili otvorenom tlocrtu? Obavezno napravite način informiranja osoblja o tome kako se njihov radni prostor može promijeniti.
- Nova lokacija, mogućnosti parkiranja i putovanja : Omogućite osoblju sve potrebne informacije o novoj lokaciji kako bi mogli pripremiti prijevoz do novog prostora.
Načini priopćavanja ciljeva osoblju
Način na koji dostavite poruku trebao bi se odlučiti prema vrsti poruke. Na primjer, vremenska traka lako se može isporučiti putem intraneta vaše tvrtke; budući da je zatvaranje ureda najbolje predstaviti na sastanku osoblja kako bi se osiguralo postavljanje i odgovor na pitanja.
- Intranet : Za one tvrtke ili organizacije koje imaju intranet, ovo je obično najbolja platforma za većinu poruka. Omogućuje jednostavno ažuriranje datoteka i informacija koje mogu dosegnuti sve zaposlenike.
- Osobni sastanci : Bez obzira na poruku, sastanci osoblja su dobro mjesto za objavljivanje najave i pružanje mogućnosti osoblju za potpunu raspravu. Također možete upotrijebiti vrijeme sastanka za pregled načina prenošenja informacija kako bi osoblje znalo da će oni biti informisani.
- E-pošta : Iako je e-pošta jednostavna, nije uvijek najbolji način prenošenja informacija. Ne želite slati toliko poruka e-pošte da ljudi ne mogu pronaći informacije kada ih trebaju. Ako koristite e-poštu, obavezno je upotrijebite samo da obavijestite ljude gdje mogu dobiti informacije.
- Uobičajene mape : Ako nemate intranet, napravite zajedničku mapu na mrežnom pogonu kojoj mogu pristupiti svi.
- Oglasna tabla : Možete koristiti fizički prostor za postavljanje informacija. Ljudi to mogu često provjeravati, a nudi i mjesto na kojem se ljudi mogu okupljati i raspravljati o svojim brigama.