Kako upravljati poštom u 5 koraka

Učenje upravljanja e-poštom iznenađujuće je zastrašujući zadatak organiziranja jer ne možete samo vizualno organizirati poštu, morate je pročitati i dodirnuti svaki dokument da biste ga mogli arhivirati ili odbaciti. Najbolji put do dobrog upravljanja je smanjiti količinu papira u vaš dom. Pročitajte više o načinu upravljanja e-poštom u četiri koraka.

• Izbaci smeće

  

  Smanjite količinu primljene pošte zaustavljanjem priliva neželjene pošte.

  Kunem se da ću se ikad izgubiti, J Crew katalog će me prvo naći. Ako smanjite količinu neželjene pošte, smanjit ćete vrijeme koje trošite na upravljanje poštu. Manje pošte = manje vremena.

  Bonus: To je dobro za okoliš.

• Zakažite to

  

  Većina ljudi razvrstava poštu dok hodaju po vratima nakon posla i često se zaustavljaju u sredini kako bi odložili kaput ili skrenuli pozornost na ono što je večera. Oduprite nagonu da upravljate poštom sve dok nemate vremena i pažnje da se posvetite ovom zadatku.

  razlozi:

  1. Ako putujete prema vratima, vjerojatno niste spremni za to vrijeme upravljati poštom. Trebate prave alate (dolje) i pažnju da odlučite kako koristiti ili odbaciti svaki komad.
  2. Nikada ne dirajte komad papira više od jednom ako ga nemate previše. Ovo je upravljanje papirom toliko iscrpljujuće: morate ga čitati svaki put! Pričekajte dok ne budete spremni upravljati i odbacite.

  Zakažite vrijeme svaki dan ili jednom tjedno kako biste organizirali poštu.

• alat

  

  Imajte prave alate za odbacivanje, recikliranje ili odgovaranje na poštu.

  Ništa fancy, ali imajte pri ruci sljedeće:

  1. Shredder - Sve što bi trebalo da identificira podatke osim vašeg imena i adrese treba odmah uništiti.
  2. Recikliranje kante - Većina pošte može se reciklirati odmah (mislite: kuponi, letaci, najave).
  3. Sustav arhiviranja i kalendar - za poštu trebate poduzeti mjere odmah ili ubuduće.

  Pod "pri ruci", stvarno mislim na dohvat ruke. Nemojte imati kantu za uništavanje i recikliranje u zasebnim sobama. Upravljam svojom poštom koja stoji i nad košem za recikliranje i za uništavanje, a zatim donosim poštu na koju trebam poduzeti svoj radni stol na kojem imam postavljen kalendar i sustav za prijavu na radnu površinu. Preporučujem odvojeni okvir gornjeg dijela datoteke, kao i arhivski arhiv za organizaciju pošte.

• Uspostavite sustav

  

  
  
  Postoje 3 'krajnje igre' za svaki komad pošte:

  1. Akcija - poštom morate odmah poduzeti akciju ili eventualno. Ova vrsta pošte bit će raščlanjena na sljedeće kategorije poput arhive / reference, odgovora, akcije itd.
  2. Reciklirajte - Bezvrijednu poštu koja za vas nema nikakvu vrijednost i na njoj nema identifikacijskih podataka osim vašeg imena.
  3. Shred - bilo koji mail koji sadrži identifikacijske podatke osim vašeg imena i adrese. To bi uključivalo brojeve socijalnog osiguranja, datume rođenja, ponude kreditnih kartica itd. Niste sigurni trebate li reciklirati ili drobiti? Pogledajte što treba shred i pročitajte više o krađi identiteta: Kako se zaštititi od krađe identiteta.

• Drži se toga

  

  Nekoliko načina za koje se potrudim da to nastavim:

  • Svakog Crnog petka (to je dan nakon Dana zahvalnosti) dok svi ostali nisu u šopingu, skupim sve kataloge koje više ne želim primiti i pozivam ih da otkažu.
  • Slijedite Rječnik tjednog organiziranja u kojem svakodnevno upravljamo poštom.
  • Možete pročitati više o tome kako svakodnevno upravljam poštom.