sturti / Getty slike
Premještanje ureda je komplicirano. Uz tako mnogo stvari koje treba učiniti, lako je zanemariti i manje, ali vitalne zadatke. Da biste uredu išli u pravcu, koristite sljedeći vodič za provjeru koji će osigurati da ništa ne ostaje poništeno.
Obavezno upotrijebite popis osnovnih zadataka koji će vam pomoći da se ured preseli.
Klijenti i kupci
Dobro je da kupca prvo obavijestite o tom potezu, po mogućnosti najmanje mjesec dana prije nego što se premještaj dogodi. Navedite podatke o novoj lokaciji bilo slanjem službenog pisma ili e-pošte s mapom u prilogu ili priloženom svima u bazi podataka vaše tvrtke. Ili u slučaju maloprodaje, postavljanje karte i natpisnog znaka na ulazna vrata i pružanje malog letaka uz svaku kupnju. Objavite podatke na svojoj web stranici s lako slijedećim uputama i bilo kojim detaljima koji će spriječiti povratak kupaca; ovo može uključivati "useljenje" prodaju ili službenu zabavu otvaranja.
Također biste trebali obavijestiti svoje klijente hoćete li se uopće zatvarati tijekom premještanja ili skraćivanja radnog vremena. Ovo će biti kritična obavijest da kupci ne budu frustrirani ako su vam vrata zaključana. Ako unaprijed znate kada ćete biti otvoreni za posao, uštedjet ćete puno telefonskih poziva svojih klijenata i spriječiti ih da dođu do vašeg konkurenta zbog usluge. Drugim riječima, obavijestite svoje kupce o vašem planu njihovog servisiranja tijekom tranzicije.
Pružatelji usluga, dobavljači i vladine agencije
Obavijestite usluge i dobavljače koje vaša tvrtka koristi redovito. Može uključivati pisač, kurirsku službu, trgovinu uredskog dobavljača ili davatelja internetskih usluga.
Banke i osiguranje
Banke će zahtijevati obavijest rano; morat ćete promijeniti adresu na čekovima poduzeća, a zatim čekove ispisati, obavijestiti kompanije s kreditnim karticama i sve druge financijske institucije ili davatelje usluga. Možete odlučiti da će vaša tvrtka imati koristi od prijenosa poslovnih računa iz jedne banke u drugu ili iz jedne podružnice u drugu; razgovarajte s predstavnikom banke o uslugama dostupnim na novoj lokaciji / susjedstvu.
Osiguravajuća društva također se trebaju rano prijaviti. Morat će procijeniti novi prostor i pružiti vam novu procjenu, ako je primjenjivo. Ovo je sjajno vrijeme da razgovarate sa svojim osiguravateljem o premještanju osiguranja i onome što će vam trebati da biste osigurali zaštitu svog ureda.
Promijenite dolazne telefonske poruke
Uz ažuriranje informacija o tvrtki i marketinških materijala, postoje i drugi načini na koje možete osigurati javnost upoznavanje s nadolazećim potezom. Dodajte obavijest telefonskoj sekretarici / službi govorne pošte u kojoj se navodi datum premještanja, kamo se selite i kako to može utjecati na uslugu. Navedite i kontakt podatke za one klijente koji mogu imati određene probleme.
Neka zaposlenici promijene i liniju glasovnih poruka izravne kancelarije s informacijama o selidbi i novoj adresi. Opet, to je jednostavan način podsjetiti kontakte na potez i obavijestiti one koji nisu u bazi podataka kontakata o promjeni.
Promijenite svoju liniju potpisa
Dodavanje obavijesti u liniju potpisa za e-poštu za sve zaposlenike osigurava da će svaka e-pošta poslana podsjetiti primatelja na nadolazeći potez. Ovo je sjajan način dolaska do pojedinaca koji nisu na popisu kontakata tvrtke.
Žig odlazne korespondencije
Kupite crveni pečat na kojem piše "Napomena nova adresa"; markice se obično mogu kupiti u trgovini uredskog materijala. Označite ažurirane pismohrane kako biste osigurali da su primatelji svjesni promjene adrese. Imajte na umu da ovaj korak obavijesti možda neće biti primjenjiv tek nakon dovršetka premještanja.
Telefon
Ovo bi trebao biti prvi uslužni program koji kontaktirate u vezi svog poteza; želite osigurati da vaše poslovanje ostane otvoreno tijekom selidbe ili da postoji što je manje poremećaja. Obavijestite telefonsku tvrtku kada kreće i zatražite da se telefoni instaliraju i budu spremni za rad na novoj lokaciji dan prije datuma premještanja, samo kako bi se osiguralo da sustav radi i radi na vaš datum preseljenja.
Zatražite od tvrtke da uspostavi sustav za preusmjeravanje poziva na dan vašeg poteza. Ako vaša tvrtka mijenja telefonske brojeve, zatražite da se na vaš stari broj doda savjet koji će obavijestiti pozivatelje o promjeni telefonskog broja. Nakon što se preselite, dobra je ideja nazvati svoj stari broj kako biste osigurali da je usluga uspostavljena. Također provjerite jesu li vaš novi poslovni broj i adresa ažurirani u sljedećem telefonskom imeniku i imeniku.
Računi pošte, e-pošte i računi na društvenim mrežama
Obavijestite poštu o vašem preseljenju i dogovorite se da će pošta biti proslijeđena nekoliko mjeseci nakon preseljenja. Kao što je prethodno napomenuto, dodajte obavijest o premještaju linijama za potpis zaposlenika prije poteza i nakon tog poteza; potpis nakon premještanja trebao bi tražiti od primatelja da zabilježi promjenu adrese i podataka za kontakt.
Također, redovite kurirske tvrtke koje preuzimaju i odbijaju također trebaju biti obaviještene o promjeni adrese i svim promjenama usluga.